Huhtamaki: Recruiting im Weltkonzern, so einfach wie im Mittelstand

Ein Postfach, viele Stellen und noch mehr Bewerbungen

Im Werk an der Mosel wird laufend eingestellt. In der Produktion und im Schichtbetrieb, in Technik und Instandhaltung, aber auch in Logistik und Verwaltung. Bevor recruware im Einsatz war, kamen alle Bewerbungen in einem gemeinsamen E-Mail-Postfach an.

Von dort gingen Lebensläufe per Mail an Schichtleitungen und Fachbereiche, Rückmeldungen kamen auf demselben Weg zurück. Bei wenigen offenen Stellen funktioniert das noch. Bei rund 20 Positionen gleichzeitig geht dagegen schnell der Überblick verloren, wer sich worauf beworben hat und wer schon eine Antwort bekommen hat.

„Im Postfach sieht jede Bewerbung gleich aus“, sagt Anja Niedermeier. „Ob sie neu ist, schon weitergeleitet wurde oder noch auf eine Antwort wartet, mussten wir uns selbst merken. Bei so vielen Bewerbungen klappt das einfach nicht.“

Recruiting vor Ort, ohne Konzernprojekt

Auch in einem Weltkonzern wird Recruiting am Ende vor Ort entschieden. Die Stellen werden im Werk besetzt, die Gespräche führen die Menschen, die später zusammenarbeiten, und wenn in der Produktion jemand fehlt, muss es schnell gehen. Das Werk an der Mosel hat damit ganz ähnliche Anforderungen wie ein Mittelständler.

Gesucht war deshalb kein langes Einführungsprojekt, sondern ein Bewerbermanagement, das in wenigen Tagen läuft und ohne Schulung verständlich ist. recruware war schnell eingerichtet, die ersten Stellen waren online und alle Bewerbungen landeten ab diesem Moment an einem einzigen Ort.

Stellenanzeigen schalten in wenigen Minuten

Neue Stellen veröffentlicht das Team direkt aus recruware heraus. Die Anzeige wird einmal angelegt und mit einem Klick auf der eigenen Karriereseite und im Netzwerk von rund 40 kostenlosen Jobbörsen veröffentlicht.

„Es ist sehr einfach, eine Stellenanzeige zu schalten“, sagt Anja Niedermeier. „Ob Maschinenbediener im Schichtbetrieb oder Elektroniker für die Instandhaltung, der Ablauf ist jedes Mal derselbe.“

So kommen bei rund 20 offenen Positionen sehr viele Bewerbungen zusammen. Alle laufen in derselben Pipeline zusammen, ganz gleich, ob sie über eine der Jobbörsen oder die eigene Karriereseite kommen.

Sehr viele Bewerbungen, ein Ort

Im Alltag arbeitet das Team vor allem mit der Recruiting-Pipeline von recruware. Jede Bewerbung ist eine Karte, jede Phase eine Spalte. Für jede der rund 20 Positionen ist auf einen Blick sichtbar, was neu eingegangen ist, wer schon im Gespräch ist und wo noch eine Entscheidung aussteht.

„Besonders praktisch ist, dass alle Bewerber zentral auf einer Plattform verwaltet werden“, sagt Anja Niedermeier. „Dadurch bleibt der gesamte Bewerbungsprozess übersichtlich und gut organisiert.“

Schichtleitungen und Fachbereiche geben ihre Einschätzung direkt im System ab, statt Lebensläufe per Mail hin und her zu schicken. So bleibt jede Rückmeldung an der Bewerbung, zu der sie gehört.

Automatische Antworten für schnelle Kommunikation

Bei so vielen Bewerbungen ist eine schnelle Antwort keine Kleinigkeit. Über die Bewerberkommunikation von recruware bekommt jede Person automatisch eine Bestätigung, sobald ihre Bewerbung eingegangen ist. Auch Einladungen und Absagen verschickt das Team mit Vorlagen, statt jede Nachricht neu zu schreiben.

„Die automatischen Antworten erleichtern uns die Kommunikation enorm“, sagt Anja Niedermeier. „Bewerbende wissen sofort, dass ihre Unterlagen angekommen sind, und wir haben den Kopf frei für die Auswahl.“

Alle Nachrichten hängen direkt an der jeweiligen Bewerbung, statt in persönlichen Postfächern zu verschwinden. Wer im Team eine Bewerbung öffnet, sieht sofort, was bereits besprochen wurde.

Schneller und freundlicher Service

Ihre Bewertung von recruware auf OMR Reviews hat Anja Niedermeier mit zwei Worten überschrieben: Super Kundenservice. Fragen klärt das Team direkt mit den Menschen, die recruware entwickeln, ohne Ticketsystem und ohne Warteschleife.

„Der Service ist schnell und freundlich“, sagt Anja Niedermeier. „Wenn wir eine Frage haben, bekommen wir zügig eine Antwort, und zwar von jemandem, der sich wirklich auskennt.“

Das Ergebnis: rund 20 Positionen im Griff

Gut ein Jahr nach dem Start ist das gemeinsame Postfach Geschichte. Rund 20 Positionen und sehr viele Bewerbungen laufen heute über recruware, übersichtlich und an einem Ort. Bewerbende bekommen sofort eine Eingangsbestätigung und das Team reagiert deutlich schneller als früher.

„Recruiting per Postfach ist Geschichte“, sagt Anja Niedermeier. „Alle Bewerbungen laufen zentral zusammen und wir reagieren viel schneller.“

rund 20

Positionen gleichzeitig über recruware

1 Plattform

für alle Bewerbungen des Werks

Sofort

automatische Eingangsbestätigung für Bewerbende

Was andere Unternehmen mitnehmen können

Die Geschichte von Huhtamaki zeigt, dass gutes Recruiting auch im Weltkonzern vor Ort entschieden wird. Entscheidend ist ein Bewerbermanagement, das schnell startklar ist, auch bei vielen Stellen und sehr vielen Bewerbungen den Überblick behält und hinter dem Menschen stehen, die schnell und freundlich helfen. Wenn Sie wissen möchten, wie das in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, probieren Sie recruware einfach aus. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.