WEIMA Maschinenbau: Recruiting mit einem Partner, der zuhört

Ein Postfach, eine Excel-Liste und viele Rückfragen

Bevor WEIMA mit recruware gestartet ist, kamen Bewerbungen auf ganz unterschiedlichen Wegen ins Haus. Über Jobbörsen, per E-Mail, manchmal auch über persönliche Empfehlungen. Gesammelt wurde alles in einem gemeinsamen Postfach, den Überblick hielt eine Excel-Liste zusammen, die das HR-Team von Hand pflegte.

Für einen Maschinenbauer mit Standorten in Ilsfeld, Annaburg und Abstatt hieß das vor allem eines: viel Weiterleiten. Lebensläufe gingen per Mail an die Fachabteilungen, Rückmeldungen kamen mal am selben Tag und mal nach einer Woche. Wer gerade welchen Stand hatte, wusste oft nur die Person, die zuletzt in die Liste geschaut hatte.

„Wir haben ehrlich gesagt mehr Zeit damit verbracht, Informationen hinterherzulaufen, als mit den Menschen zu sprechen, die sich bei uns bewerben“, sagt Stefanie Weidner. „Das passt nicht zu uns. Wir sind ein Familienunternehmen und möchten, dass sich jemand vom ersten Kontakt an gut aufgehoben fühlt.“

Die Entscheidung für recruware

Die Anforderungen waren klar. WEIMA suchte ein Bewerbermanagementsystem, das ohne lange Einführung funktioniert, das auch Führungskräfte in Konstruktion und Fertigung ohne Schulung verstehen und hinter dem Menschen stehen, die man tatsächlich erreicht. Gerade der letzte Punkt war entscheidend, denn aus früheren Softwareprojekten kannte das Team den Fall, dass der persönliche Kontakt nach Vertragsabschluss in einem Ticketsystem verschwindet.

recruware war innerhalb weniger Tage eingerichtet. Die Karriereseite von WEIMA stand mit Logo, Werten und Benefits, die ersten Stellen waren online und alle Bewerbungen landeten ab diesem Moment an einem einzigen Ort.

Stellenanzeigen schalten, ohne sich darum kümmern zu müssen

Ein großer Teil der Entlastung kam beim Veröffentlichen von Stellen. WEIMA schaltet seine Anzeigen über das Multiposting von recruware. Statt sich bei jeder Jobbörse einzeln anzumelden, Pakete zu vergleichen und Rechnungen zusammenzusuchen, gibt das HR-Team eine Stelle einmal frei. Um Buchung, Abstimmung mit den Jobbörsen und Abrechnung kümmert sich recruware.

„Wir sagen, welche Stelle raus soll und wo sie erscheinen soll, und kurz darauf ist sie online“, erzählt Stefanie Weidner. „Ob Servicetechnik, Konstruktion oder die Ausbildungsplätze für das nächste Jahr, es läuft jedes Mal gleich unkompliziert.“

Seit dem Start hat WEIMA mehr als 40 Stellenanzeigen über recruware veröffentlicht. Alle Bewerbungen laufen in derselben Pipeline zusammen, ganz gleich, ob sie über eine große Jobbörse, ein Fachportal oder die eigene Karriereseite kommen.

Ein Board für alle Bewerbungen und drei Standorte

Im Alltag arbeitet das HR-Team vor allem mit dem Kanban-Board von recruware. Jede Bewerbung ist eine Karte, jede Phase eine Spalte, vom Eingang über das Gespräch bis zur Zusage. Wer neu dazukommt, versteht das Prinzip in wenigen Minuten. Die Fachabteilungen in Annaburg und Abstatt sehen genau die Bewerbungen, die für sie relevant sind, und geben ihre Einschätzung direkt im System ab.

Wenn auf eine Stelle viele Bewerbungen eingehen, zählt jede gesparte Minute. Mit der Massenbearbeitung verschiebt das Team mehrere Bewerbungen auf einmal in die nächste Phase oder verschickt Absagen gesammelt, freundlich formuliert und ohne jede einzeln anfassen zu müssen.

Auch die Kommunikation mit Bewerbenden läuft über recruware. Nachrichten, Antworten und Terminabsprachen hängen direkt an der jeweiligen Bewerbung, statt in persönlichen Postfächern zu verschwinden.

Ein Anbieter, der zuhört

Was Stefanie Weidner im Gespräch immer wieder betont, ist allerdings keine einzelne Funktion. Es ist die Art der Zusammenarbeit.

„Wenn uns etwas auffällt, schreiben wir es recruware einfach. Die Antwort kommt schnell und freundlich, meistens innerhalb weniger Stunden. Und oft ist die Lösung ein paar Tage später schon in der Software. Das habe ich so bei einem Softwareanbieter noch nicht erlebt.“

Ein Beispiel aus dem Mai: Das Team kopierte häufig Texte aus anderen Programmen in die Nachrichten von recruware. Im Editor sah alles sauber aus, bei den Bewerbenden kam die Nachricht aber mit zerschossener Formatierung an. WEIMA meldete das Problem an einem Montag. Am Donnerstag derselben Woche war die Lösung live und eingefügter Text wird seitdem automatisch bereinigt.

Im Juli folgte der nächste Wunsch. Bei vielen parallelen Gesprächen wollte das Team schneller sehen, wo noch eine Antwort aussteht. An einem Freitag kam die Idee, am darauffolgenden Dienstag gab es unter Nachrichten die neuen Ansichten „Alle Konversationen“, „Ungelesen“ und „Unbeantwortet“. Kurz darauf kam ein Filter dazu, der Gespräche mit bereits abgesagten Bewerbenden ausblendet.

Auch größere Wünsche wie die Massenbearbeitung direkt im Kanban-Board oder eine erweiterte Tabellenansicht über alle Kandidatinnen und Kandidaten hinweg hat recruware gemeinsam mit WEIMA umgesetzt. Davon profitieren heute alle Kunden.

„Man merkt, dass bei recruware niemand ein Produkt am grünen Tisch plant“, sagt Stefanie Weidner. „Unsere Rückmeldungen landen tatsächlich in der Software. Dadurch haben wir das Gefühl, mitzugestalten und nicht nur Nutzer zu sein.“

Das Ergebnis nach einem Jahr

Gut ein Jahr nach dem Start ist das gemeinsame Bewerbungspostfach Geschichte und die Excel-Liste wird nicht mehr gebraucht. Nach eigener Einschätzung spart das HR-Team rund sechs Stunden pro Woche, die vorher in Weiterleitungen, Abstimmungen und das Pflegen von Listen geflossen sind. Bewerbende bekommen heute in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine erste Rückmeldung, früher konnte das mehrere Tage dauern.

„Die gewonnene Zeit stecken wir in Gespräche“, sagt Stefanie Weidner. „Genau dafür sind wir ja eigentlich da.“

6 Std.

weniger Verwaltungsaufwand pro Woche

24 Std.

bis zur ersten Rückmeldung an Bewerbende

3 Tage

vom gemeldeten Problem bis zur Lösung

Was andere Unternehmen mitnehmen können

Die Geschichte von WEIMA zeigt, dass gutes Recruiting im Mittelstand nicht an der Größe der Personalabteilung hängt. Entscheidend sind ein Bewerbermanagement, das den Alltag einfacher macht, und ein Partner, der zuhört, wenn etwas noch besser gehen kann. Wenn Sie wissen möchten, wie das in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, probieren Sie recruware einfach aus. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.