KI-gestützte Bewerber-Management-Software. Kostenfrei und DSGVO-konform.

Im Gegensatz zu statischen Listen ermöglicht eine Software die zentrale Datenhaltung und Echtzeit-Kollaboration. Zu den Hauptvorteilen zählen: Zeitersparnis, da automatisierte Workflows die Time-to-Hire verkürzen. Eine bessere Candidate Experience, weil Bewerber durch Kommunikationstemplates schnellere Rückmeldungen erhalten. Transparenz, da alle Beteiligten (Recruiter und Fachbereiche) jederzeit Zugriff auf den aktuellen Status eines Kandidaten in der Recruiting-Pipeline haben. Und Rechtssicherheit, weil automatisierte Löschfristen und Zugriffsberechtigungen systemseitig verankert sind, sodass DSGVO-Vorschriften erfüllt werden. Bei E-Mail-Bewerbungspostfächern ist das nur sehr selten der Fall.

Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten. Ein modernes Bewerbermanagement-System automatisiert kritische Compliance-Aufgaben: Es holt Einwilligungen zur Datenspeicherung ein, protokolliert Zugriffe und löscht Bewerberdaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder nach Widerruf automatisch. Das minimiert das Risiko für Datenschutzverstöße und rechtliche Abmahnungen erheblich. Die Sicherstellung dieser Anforderungen bei klassischen E-Mail-Bewerbungen ist in der Praxis nahezu unmöglich, da Bewerbungen etwa weitergeleitet werden und somit eine Vervielfältigung und Verteilung sensibler Bewerberdaten erfolgt, die später nicht mehr rückgängig gemacht oder gelöscht werden kann.

Für einen reibungslosen Workflow ist es wichtig, dass Informationen und Daten aus einer Bewerbermanagement-Software unkompliziert an andere Systeme und Anbieter weitergegeben und dort verarbeitet werden können. Die häufigsten Use-Cases sind: Jobbörsen und Social Media für das Multiposting von Anzeigen mit einem Klick. Die Kalender-Integration zur Synchronisation mit Outlook oder Google Calendar für die Terminierung von Vorstellungsgesprächen. Die Karriereseite, damit Stellenanzeigen aus dem System heraus auch auf der eigenen Firmenwebsite aktuell bleiben. Und HR-Kernsysteme für die Übergabe von Daten an Lohn- und Gehaltssoftware nach erfolgreichem Hiring.

Die Kosten variieren je nach Anbieter. Die meisten Bewerbermanagement-Softwares finanzieren sich über Lizenzgebühren, die abhängig von der Anzahl parallel verwalteter Stellen, den genutzten Funktionalitäten (z.B. KI-Tools) und der Anzahl der User im System zwischen 100 und 2.000 EUR pro Monat liegen. Manche Anbieter erheben zudem eine einmalige Implementierungsgebühr für Setup und Schulung der Software. recruware hingegen ist 100% lizenzkostenfrei. Egal wieviele Nutzer Sie haben, wieviele Stellen gleichzeitig geschaltet und verwaltet werden oder welche Funktionen bzw. Features genutzt werden: Es entstehen keine Lizenzgebühren und keine Fixkosten. Das Setup von recruware ist so einfach und intuitiv, dass jeder Kunde dies in wenigen Minuten selbst vornehmen kann, selbst mit geringer Nutzererfahrung einer Recruiting-Software.